Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно — кассовых машин утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132.

Предприятия и индивидуальные предприниматели, осуществляющие расчеты с помощью контрольно-кассовых аппаратов, обязаны выдавать покупателям (заказчикам) чек, подтверждающий прием от него наличных средств. Следует помнить, что выдаваемые предприятиям счета, квитанции и другие документы не являются заменителями чека.

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4) применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно — кассовой машине организации, а также является контрольно — регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Все записи в журнале ведутся кассиром — операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира — операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

В большинстве случаев, люди ответственные за ведение книги кассира операциониста хорошо представляют, как заполнять книгу кассира. Но есть категория людей, которая не только не представляет сути заполнения кассира, но даже вынуждена заполнять данный документ.

Книга кассира фактически является отображением фискальной памяти ККМ.

Если на ККМ делается операция Z-отчета (контрольная лента, гашение, закрытие смены), то данный документ должен отображаться в книге кассира. Соответственно если, за текущий день не было продаж, соответственно и Z-отчета, то и заполнение КМ4 не требуется. И наоборот если по какой то причине на ККМ делалось более одного Z-отчета, то и в книгу кассира делаются соответствующие записи, либо двумя (или более) записями одним числом каждого Z-отчета, либо одним числом с общей суммой по всем Z-отчетам за текущий день.
Как и любой документ, имеющий более одной страницы, книга кассира должна быть пронумерована и прошнурована. В книге кассира не допускаются помарки и исправления.
Книга кассира имеет следующие колонки для заполнения

1. «Дата, (смена)». Даже здесь простота формулировки вызывает некоторые разночтения. Данная колонка заполняется по формату ЧЧ/ММ, то есть 22 января 2007 года будет выглядеть 22/01. Однако рекомендуется в первой строчке (самой верхней) заполнять дату в формате ЧЧ/ММ/ГГ, вышеуказанная дата будет выглядеть так - 22/01/07. Дальнейшее заполнение строк идет в формате ЧЧ/ММ. Распространенная ошибка заполнения данной графы – это заполнение ее заранее датами из календаря. При таком заполнении необходимо заполнять строки книги кассира, даже если Z-отчет не снимался.

2. «Номер отдела (секции)». Очень спорная колонка для заполнения. Данная колонка заполняется в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки. На практике заполнение данной колонки не встречалось. Комментариев нет.

3. «Фамилия, имя, отчество кассира». В данную колонку вписывается имя кассира на начало смены. Суть данной колонки проста, кассир будет расписываться за сумму необнуляемого итога на начало смены и за выручку сданную директору. На практике кассир, как правило, принимает некую разменную сумму денег на начало дня, хотя расписывается в книге кассира только за сумму необнуляемого итога. Сумма разменной наличности стандартными колонками не предусмотрена. Опытные администраторы обходятся ведением внутренней документацией для упрощения контроля за фактическим ведением наличности в кассе. Распространенная ошибка заполнения данной колонки – это заполнение ее от лица, не имеющего трудового договора с работодателем (на практике случается и такое), либо лицом не имеющим материальной ответственности.

4. «Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)». Тут разночтений много, большинство записывают в эту колонку номер Z-отчета, другие записывают номер чека на конец дня, есть номер чека Z-отчета, следующая категория вообще не заполняет данную колонку по причине ее размытой формулировки, ожидая разъяснений (наказаний) проверяющих лиц. Данная колонка имеет смысл для заполнения только в том случае, если продажи ведутся на ККМ, который на X-отчете не выделяет сумму необнуляемого итога. Дело в том, что кассир расписываясь за сумму необнуляемого итога на начало смены, работая на таких ККМ фактически не видит эту сумму, поэтому именно номер Z-отчета (чека) может подтвердить достоверность именно той суммы необнуляемого итога на начало смены. Другими словами именно данная колонка гарантирует защиту кассира от случаев, когда, кассир, не наблюдая документального отображения необнуляемого итога на начало смены, расписывается в книге кассира, за эту сумму. Хотелось бы отметить, что большая часть современной контрольно кассовой техники при снятии Х-отчета все-таки выделяют отдельной строкой необнуляемый итог на начало смены. Распространенная ошибка заполнения данной колонки – это заполнение в случае, если идет речь о номере Z-отчета, то это несоответствие фактического номера Z-отчета и реального, соответственно тоже относится к номеру чека.

5. «Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика» см. п. 4.

6. «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.». Данная колонка не вызывает вопросов при заполнении только в том случае, когда ККМ выделяет сумму необнуляемого итога на начало смены в Х-отчете. В обратном случае заполнение данной колонки носит хаотический характер и зависит, только от грамотности и опыта работы администратора, заполняющего книгу кассира. При отсутствии в Х-отчете строки необнуляемого итога на начало смены, придется руководствоваться косвенными показателями - номер чека, последнего в предыдущей смене или обратится за консультацией в ЦТО за квалифицированной консультацией. В случае если Х-отчет показывает необнуляемый итог, то при заполнении данной колонки следует ее сравнить с показанием колонки 9 в вышестоящей строке, фактически эта колонка (9) является отображением данной колонки(6). В случае если сумма по колонке 9 не совпадает с суммой необнуляемого итога, надо прекратить заполнение книги кассира и обратиться в ЦТО за консультацией, скорее всего ваш ККМ сломался. Следует запомнить, что на исправной ККМ сумма необнуляемого итога на конец смены всегда совпадает с суммой необнуляемого итога на начало смены Распространенная ошибка заполнения данной колонки – это заполнение по отчетам, которые не показывают фактический необнуляемый итог, заполнение не по необнуляемой сумме Z-отчета, заполнение по текущей выручке и т.п. Другая распространная ошибка - это заполнение этой колонки сразу после закрытия смены, данная колонка заполняется только в начале смены. Для примера: при закрытии смены, ответственный за заполнение книги кассира, переписывает выручку за день на утро, на утро ККМ ломается и попадает ЦТО, в ЦТО в технологических целях по ККМ пробиваются суммы и закрываются формой КМ2. Однако, так как, сумма на начало дня уже записана, то возникают разногласия в книге кассира.

7. «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) подпись кассира». Данная колонка не вызывает вопросов при заполнении только в том случае, когда ККМ выделяет сумму необнуляемого итога на начало смены в Х-отчете. Иначе кассир фактически расписывается за сумму необнуляемого итога указанного в предыдущей строке на конец смены. Проблема в том, что в указанном случае после снятого Z-отчета можно пробить некую сумму и снять еще один Z-отчет, то фактически этот Z-отчет ни как нельзя проконтролировать кроме, как по номеру чека (если такая нумерация ведется в колонке 4). Из рекомендаций по заполнению этой колонки, в случае если Х-отчет не отображает необнуляемый итог, то переписывать выручку на конец дня из колонки 9 в колонку 6 и только после этого расписываться в этой колонке. Распространенная ошибка заполнения данной колонки – это заполнение ее от лица, не имеющего трудового договора с работодателем (на практике случается и такое), либо лицом, не имеющим материальной ответственности.

8. «Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены) подпись администратора». См. п. 7.

9. «Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены) сумма, руб. коп.». Данная колонка не вызывает вопросов при заполнении, так как ККМ выделяет сумму необнуляемого итога на конец смены в Z-отчете. Хотелось бы отметить тот факт, что фактически данная колонка является отображением колонки 6 нижеследующей строки. Распространенная ошибка заполнения данной колонки – это заполнение по отчетам, которые не показывают фактический необнуляемый итог или заполнение не по необнуляемой сумме Z-отчета.

10. «Сумма выручки за рабочий день (смену), руб. коп.». Данная колонка является отображением выручки по Z-отчету. Распространенная ошибка заполнения данной колонки – это заполнение по текущей наличности, следует заметить, что наличность в кассе не всегда соответствует выручке за день по Z-отчету.

11. «Сдано наличными руб. коп.». Даная колонка соответствует наличной сумме всех продаж. Следует отметить, что, если в текущей смене будут записи в колонку 15, (то есть операции возврата или ошибочно выбитые чеки), то в эту колонку записывается сумма за вычетом 15 колонки. Если на рабочем месте кассира стоит банковский терминал для приема безналичных платежей от населения, то выручка, проведенная по картам не учитывается в данной графе.

12. «Сдано, оплачено по документам количество». Редко используемая колонка, сюда записывается количество слипов. Распространенная ошибка заполнения данной колонки – это ее не заполнение при использовании банковских терминалов.

13. «Сдано, оплачено по документам сумма руб. коп.». Редко используемая колонка, сюда записывается общая сумма продаж проведенных по банковским терминалам. Распространенная ошибка заполнения данной колонки – это ее не заполнение при использовании банковских терминалов.

14. «Сдано всего руб. коп.» фактически данная колонка является суммой 11 и13 колонки. На языке 1С - эта колонка является отображением 51 счета.

15. «Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.». Тут следует ознакомиться с общими принципами процедуры возврата товара (неиспользованные кассовые чеки). Распространенная ошибка заполнения данной колонки – это ее заполнение без всех необходимых документов.

16. «Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира». Тут все очень просто сдал выручку – расписался за сданную сумму.

17. «Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира». Тут все очень просто принял выручку – расписался за принятую сумму.

18. «Подпись на конец рабочего дня (смены) кассира». Тут все очень просто принял выручку – расписался за принятую сумму.

На практике возникают случаи, когда в текущей смене требуется снять несколько Z-отчетов. В таком случае в книгу кассира записываются все Z-отчеты несколькими строками, но одним числом, либо одной строкой, но с текущей выручкой за день суммой всех Z-отчетов.

Пример заполнения нечетной страницы книги кассира (КМ-4);

Пример заполнения четной страницы книги кассира (КМ-4);

Краткая инструкция

Инструкция по заполнению книги-кассира для Штрих-ФР-К на АГЗС. В принципе ее можно применять для любого предприятия , как составляющую должностной иструкции для кассиров. Инструкция.

Внимание! Вышеприведенный материал носит рекомендательный и информационный характер. Для более правильного оформления книги кассира необходимо обратиться в ИФНС России по месту нахождения ККМ.